Identifikace a kontrola klienta
Níže najdete základní pravidla týkající se identifikace a kontroly klienta, se kterými se můžete při jednáních s námi běžně setkávat. Vybrali jsme zde pro vás ty nejběžnější situace. Pravidla vycházejí ze zákona č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu (dále jen „Zákon“). V souladu s příslušnými ustanoveními tohoto Zákona mají pojišťovny povinnost provádět identifikaci a kontrolu klienta.
Co si představit pod pojmem identifikace klienta?
Identifikace klienta je úkon, při kterém zjišťujeme, zaznamenáváme a ověřujeme identifikační údaje klienta z jeho platného průkazu totožnosti a shodu podoby vyobrazené fotografie s tváří klienta. Identifikaci provádíme zejména za fyzické přítomnosti klienta (tzn. tváří v tvář).
Kdy identifikace probíhá?
Identifikace probíhá zejména:
- při uzavření pojistné smlouvy,
- před výplatou finančních prostředků oprávněné osobě, která má právo na plnění ze životního pojištění, nebyla-li identifikována již dříve,
- v situacích, kdy jménem klienta jedná jiná osoba (např. zákonný zástupce nebo osoba jednající na základě plné moci),
- v dalších situacích stanovených výše zmíněným Zákonem.
Které identifikační údaje zjišťujeme, zaznamenáváme a ověřujeme?
Při identifikaci fyzické osoby za fyzické přítomnosti:
- zjišťujeme a zaznamenáváme všechna jména a příjmení, rodné číslo, a nebylo-li přiděleno, datum narození, dále pohlaví, místo narození, trvalý nebo jiný pobyt a státní občanství,
- ověříme identifikační údaje podle platného průkazu totožnosti, pokud jsou v průkazu uvedeny,
- ověříme, že podoba klienta souhlasí s vyobrazením v průkazu totožnosti,
- ověříme a zaznamenáme číslo průkazu totožnosti, kdy byl tento průkaz vydán a kým (jakým úřadem či státem) a dále do kdy je tento průkaz platný,
- potvrdíme na formulář (či jiný dokument), kdo konkrétně jménem pojišťovny identifikaci provedl.
Při identifikaci fyzické osoby podnikatele:
- provedeme identifikaci fyzické osoby, jak je uvedeno výše,
- zjišťujeme dále obchodní firmu, odlišující dodatek nebo další označení, sídlo a IČ.
Při identifikaci právnické osoby:
- zjistíme a zaznamenáme (z platného výpisu z obchodního rejstříku nebo jiného platného dokladu, který potvrzuje existenci právnické osoby) základní identifikační údaje právnické osoby, kterými jsou obchodní firma nebo název včetně odlišujícího dodatku nebo dalšího označení, sídlo a identifikační číslo právnické osoby nebo obdobné číslo přidělované v zahraničí,
- provedeme identifikaci fyzické osoby, která jménem právnické osoby jedná při uzavření smlouvy nebo v konkrétním obchodu (v souladu s výše uvedeným postupem identifikace fyzické osoby),
- u fyzické osoby, která je členem jejího statutárního orgánu, zjistíme a zaznamenáme údaje ke zjištění a ověření její totožnosti,
- zjistíme a zaznamenáme základní identifikační údaje právnické osoby, která je členem jejího statutárního orgánu, a údaje ke zjištění a ověření totožnosti fyzické osoby, která je členem statutárního orgánu této právnické osoby nebo kterou tato právnická osoba zmocnila, aby ji ve statutárním orgánu zastupovala.
Při identifikaci svěřenského fondu:
- zjistíme jeho označení a identifikační údaje jeho správce v rozsahu identifikace fyzické a právnické osoby.
V případě, že za klienta – fyzickou osobu jedná jiná fyzická osoba na základě plné moci:
- provedeme identifikaci zmocněnce (podle pravidel pro identifikaci fyzické osoby),
- požádáme zmocněnce o doložení identifikačních údajů zmocnitele a o poskytnutí originálu plné moci, případně úředně ověřené kopie plné moci s úředně ověřeným podpisem zmocnitele; zmocněnec je povinen nám požadované údaje a doklady poskytnout.
V případě, že za klienta - fyzickou osobu jedná jeho zákonný zástupce (např. rodič, opatrovník, pěstoun, poručník apod.):
- provedeme identifikaci zákonného zástupce. Zákonný zástupce je povinen doložit identifikační údaje zastoupeného a příslušné písemné oprávnění k zastupování (jako např. rodný list dítěte, rozhodnutí soudu o opatrovnictví apod.).
Další údaje:
Zákon umožňuje získávat další údaje k identifikaci, jakými jsou zejména číslo telefonu, adresa pro doručování elektronické pošty, údaje o zaměstnání nebo zaměstnavateli.
Politicky exponovaná osoba:
V rámci identifikace klienta zjišťujeme a zaznamenáváme, zda je či není klient politicky exponovanou osobou. Definici politicky exponované osoby naleznete zde.
Mezinárodní sankce:
V rámci identifikace klienta zjišťujeme a zaznamenáváme, zda klient není osobou, vůči níž Česká republika uplatňuje mezinárodní sankce podle zákona o provádění mezinárodních sankcí.
Kdo je oprávněn provádět identifikaci klienta?
Identifikaci mohou jménem NN provádět zejména:
- vázaní zástupci NN Finance, s.r.o.,
- vázaní zástupci dalších pojišťovacích zprostředkovatelů, se kterými máme uzavřenou smlouvu o obchodním zastoupení,
- někteří naši vybraní zaměstnanci.
Kdo další může identifikaci provádět?
Notář, případně kontaktní místo veřejné správy (na základě pravidel stanovených v §10 uvedeného Zákona). O provedené identifikaci je povinen sepsat „Veřejnou listinu o identifikaci“ a k ní připojit kopie identifikačních dokladů, podle kterých identifikaci klienta provedl. Upozorňujeme, že tato služba je zpoplatněna.
Kdy provádíme kontrolu klienta?
Dle Zákona provádíme kontrolu klienta zejména:
- při uzavření pojistné smlouvy,
- před výplatou finančních prostředků,
- u politicky exponovaných osob,
- u klientů ze zemí původu v rizikových zemích,
- v době trvání obchodního vztahu.
Co zahrnuje kontrola klienta?
Kontrola klienta zahrnuje zejména následující úkony:
- získání a vyhodnocení informací o účelu a zamýšlené povaze obchodu nebo obchodního vztahu včetně informací o povaze podnikání klienta,
- průběžné sledování obchodního vztahu včetně přezkoumávání obchodů prováděných v průběhu daného vztahu za účelem zjištění, zda obchody jsou v souladu s tím, co je pojišťovně známo o klientovi a jeho podnikatelském a rizikovém profilu,
- zjišťování a přezkoumávání zdrojů peněžních prostředků nebo jiného majetku, kterého se obchod nebo obchodní vztah týká. To znamená, že se klienta ptáme, z jakého zdroje pochází peníze, které bude zasílat nebo zasílá na pojistnou smlouvu.
- u politicky exponovaných osob zjišťujeme původ jejich majetku, okolnosti a průběh obchodního vztahu.
U právnických osob je proces kontroly klienta obsáhlejší, a to zejména z důvodu zjišťování a ověřování informací o vlastnické a řídící struktuře právnické osoby, o jejích skutečných majitelích (fyzických osobách), dále z důvodu povinné kontroly získaných údajů oproti veřejnému registru skutečných majitelů a dalším důvěryhodným zdrojům.
U klientů, kteří zastávají funkci politicky exponované osoby nebo u osob ze zemí původu v rizikových zemích se provádí zesílený rozsah kontroly klienta, jako například probíhá detailnější zjišťování a ověřování získaných informací, nastupuje širší schvalovací proces apod.
Klienta můžeme požádat o předložení příslušných dokladů, které jsou pro provedení kontroly nezbytné.
Jsme oprávněni z předložených dokumentů pořizovat kopie a zpracovávat informace k naplnění účelu uvedeného Zákona.
V průběhu trvání obchodního vztahu si ověřujeme, jestli informace, které jsme při identifikaci a kontrole klienta získali, jsou stále platné a případné změny v údajích či informacích zaznamenáváme.
Dovolujeme si upozornit, že klient je povinen nám poskytnout informace, které jsou pro provedení identifikace a kontroly klienta nezbytné. Při neposkytnutí součinnosti jsme povinni odmítnout např. uzavření smlouvy či provedení výplaty.
Vážení klienti, děkujeme vám za dosavadní spolupráci a součinnost v naplňování požadavků tohoto Zákona.