Identifikace a kontrola klienta

Níže najdete základní pravidla týkající se identifikace a kontroly klienta, se kterými se můžete při jednáních s námi běžně setkávat.  Vybrali jsme zde pro vás ty nejběžnější situace. Pravidla vycházejí ze zákona č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu (dále jen „Zákon“). V souladu s příslušnými ustanoveními tohoto Zákona mají pojišťovny povinnost provádět identifikaci a kontrolu klienta.

Co si představit pod pojmem identifikace klienta?

Identifikace klienta je úkon, při kterém zjišťujeme, zaznamenáváme a ověřujeme identifikační údaje klienta z jeho platného průkazu totožnosti a shodu podoby vyobrazené fotografie s tváří klienta. Identifikaci provádíme zejména za fyzické přítomnosti klienta (tzn. tváří v tvář).

Kdy identifikace probíhá?

Identifikace probíhá zejména:

• při uzavření pojistné smlouvy,
• před výplatou finančních prostředků oprávněné osobě, která má právo na plnění ze životního pojištění, nebyla-li identifikována již dříve,
• v situacích, kdy jménem klienta jedná jiná osoba (např. zákonný zástupce nebo osoba jednající na základě plné moci),
• v dalších situacích stanovených výše zmíněným Zákonem.

Které identifikační údaje zjišťujeme, zaznamenáváme a ověřujeme?

Při identifikaci fyzické osoby za fyzické přítomnosti:

• zjišťujeme a zaznamenáváme všechna jména a příjmení, rodné číslo, a nebylo-li přiděleno, datum narození, dále pohlaví, místo narození, trvalý nebo jiný pobyt a státní občanství,
• ověříme identifikační údaje podle platného průkazu totožnosti, pokud jsou v průkazu uvedeny,
• ověříme, že podoba klienta souhlasí s vyobrazením v průkazu totožnosti,
• ověříme a zaznamenáme číslo průkazu totožnosti, kdy byl tento průkaz vydán a kým (jakým úřadem či státem) a dále do kdy je tento průkaz platný,
• potvrdíme na formulář (či jiný dokument), kdo konkrétně jménem pojišťovny identifikaci provedl.

Při identifikaci fyzické osoby podnikatele:

• provedeme identifikaci fyzické osoby, jak je uvedeno výše,
• zjišťujeme dále obchodní firmu, odlišující dodatek nebo další označení, sídlo a IČ.

Při identifikaci právnické osoby:

• zjistíme a zaznamenáme (z platného výpisu z obchodního rejstříku nebo jiného platného dokladu, který potvrzuje existenci právnické osoby) základní identifikační údaje právnické osoby, kterými jsou obchodní firma nebo název včetně odlišujícího dodatku nebo dalšího označení, sídlo a identifikační číslo právnické osoby nebo obdobné číslo přidělované v zahraničí,
• provedeme identifikaci fyzické osoby, která jménem právnické osoby jedná při uzavření smlouvy nebo v konkrétním obchodu (v souladu s výše uvedeným postupem identifikace fyzické osoby),
• u fyzické osoby, která je členem jejího statutárního orgánu, zjistíme a zaznamenáme údaje ke zjištění a ověření její totožnosti,
• zjistíme a zaznamenáme základní identifikační údaje právnické osoby, která je členem jejího statutárního orgánu, a údaje ke zjištění a ověření totožnosti fyzické osoby, která je členem statutárního orgánu této právnické osoby nebo kterou tato právnická osoba zmocnila, aby ji ve statutárním orgánu zastupovala.

Při identifikaci svěřenského fondu:

• zjistíme jeho označení a identifikační údaje jeho správce v rozsahu identifikace fyzické a právnické osoby.

V případě, že za klienta – fyzickou osobu jedná jiná fyzická osoba na základě plné moci:

• provedeme identifikaci zmocněnce (podle pravidel pro identifikaci fyzické osoby),
• požádáme zmocněnce o doložení identifikačních údajů zmocnitele a o poskytnutí originálu plné moci, případně úředně ověřené kopie plné moci s úředně ověřeným podpisem zmocnitele; zmocněnec je povinen nám požadované údaje a doklady poskytnout.

V případě, že za klienta - fyzickou osobu jedná jeho zákonný zástupce (např. rodič, opatrovník, pěstoun, poručník apod.):

• provedeme identifikaci zákonného zástupce. Zákonný zástupce je povinen doložit identifikační údaje zastoupeného a příslušné písemné oprávnění k zastupování (jako např. rodný list dítěte, rozhodnutí soudu o opatrovnictví apod.).

Další údaje:

Zákon umožňuje získávat další údaje k identifikaci, jakými jsou zejména číslo telefonu, adresa pro doručování elektronické pošty, údaje o zaměstnání nebo zaměstnavateli.

Politicky exponovaná osoba:

V rámci identifikace klienta zjišťujeme a zaznamenáváme, zda je či není klient politicky exponovanou osobou. Definici politicky exponované osoby naleznete zde.

Mezinárodní sankce:

V rámci identifikace klienta zjišťujeme a zaznamenáváme, zda klient není osobou, vůči níž Česká republika uplatňuje mezinárodní sankce podle zákona o provádění mezinárodních sankcí.

Kdo je oprávněn provádět identifikaci klienta?

Identifikaci mohou jménem NN provádět zejména:

• vázaní zástupci NN Finance, s.r.o.,
• vázaní zástupci dalších pojišťovacích zprostředkovatelů, se kterými máme uzavřenou smlouvu o obchodním zastoupení,
• někteří naši vybraní zaměstnanci.

Kdo další může identifikaci provádět?

Notář, případně kontaktní místo veřejné správy (na základě pravidel stanovených v §10 uvedeného Zákona). O provedené identifikaci je povinen sepsat „Veřejnou listinu o identifikaci“ a k ní připojit kopie identifikačních dokladů, podle kterých identifikaci klienta provedl. Upozorňujeme, že tato služba je zpoplatněna.

Kdy provádíme kontrolu klienta?

Dle Zákona provádíme kontrolu klienta zejména:

• při uzavření pojistné smlouvy,
• před výplatou finančních prostředků,
• u politicky exponovaných osob,
• u klientů ze zemí původu v rizikových zemích,
• v době trvání obchodního vztahu.

Co zahrnuje kontrola klienta?

Kontrola klienta zahrnuje zejména následující úkony:

• získání a vyhodnocení informací o účelu a zamýšlené povaze obchodu nebo obchodního vztahu včetně informací o povaze podnikání klienta,
• průběžné sledování obchodního vztahu včetně přezkoumávání obchodů prováděných v průběhu daného vztahu za účelem zjištění, zda obchody jsou v souladu s tím, co je pojišťovně známo o klientovi a jeho podnikatelském a rizikovém profilu,
• zjišťování a přezkoumávání zdrojů peněžních prostředků nebo jiného majetku, kterého se obchod nebo obchodní vztah týká. To znamená, že se klienta ptáme, z jakého zdroje pochází peníze, které bude zasílat nebo zasílá na pojistnou smlouvu.
• u politicky exponovaných osob zjišťujeme původ jejich majetku, okolnosti a průběh obchodního vztahu.

U právnických osob je proces kontroly klienta obsáhlejší, a to zejména z důvodu zjišťování a ověřování informací o vlastnické a řídící struktuře právnické osoby, o jejích skutečných majitelích (fyzických osobách), dále z důvodu povinné kontroly získaných údajů oproti veřejnému registru skutečných majitelů a dalším důvěryhodným zdrojům.

U klientů, kteří zastávají funkci politicky exponované osoby nebo u osob ze zemí původu v rizikových zemích se provádí zesílený rozsah kontroly klienta, jako například probíhá detailnější zjišťování a ověřování získaných informací, nastupuje širší schvalovací proces apod.

Klienta můžeme požádat o předložení příslušných dokladů, které jsou pro provedení kontroly nezbytné.

Jsme oprávněni z předložených dokumentů pořizovat kopie a zpracovávat informace k naplnění účelu uvedeného Zákona.

V průběhu trvání obchodního vztahu si ověřujeme, jestli informace, které jsme při identifikaci a kontrole klienta získali, jsou stále platné a případné změny v údajích či informacích zaznamenáváme.

Dovolujeme si upozornit, že klient je povinen nám poskytnout informace, které jsou pro provedení identifikace a kontroly klienta nezbytné. Při neposkytnutí součinnosti jsme povinni odmítnout např. uzavření smlouvy či provedení výplaty.

Vážení klienti, děkujeme vám za dosavadní spolupráci a součinnost v naplňování požadavků tohoto Zákona.